Създаване на оферта
Как да създадете оферта към клиент или запитване, да подготвите условията и да я направите готова за изпращане.
CRM Академия / Продажби
Създаване на оферта
Офертата е търговски документ, който може да бъде подготвен към съществуващ клиент или към запитване. В нея описвате какво предлагате, при какви условия, до кога предложението е валидно и дали получателят може да коментира, приеме или откаже офертата.
Процесът започва от раздел Продажби, където създавате нова оферта, избирате към кого е свързана, проверявате автоматично попълнените данни и подготвяте съдържанието. За по-добър контекст прегледайте още: шаблони за оферти, артикули и продукти, валути и изпращане на оферта.
Видео урок
Страницата е готова за публикуване. Когато видеото бъде записано, тук може да се добави плеър, без да се променя основният URL.
Практически стъпки
- Отворете Продажби и изберете раздела за оферти.
- Натиснете бутона за създаване на нова оферта.
- Изберете дали офертата е свързана с клиент или със запитване.
- Изберете конкретния клиент или запитване. Данните вдясно се попълват автоматично, но е добре да ги прегледате и коригирате при нужда.
- Проверете статуса. Черновата е подходяща за подготовка, защото не е видима за клиента, докато отворената оферта позволява действие от получателя.
- Попълнете датата, до която офертата остава валидна и получателят може да я приеме или откаже.
- Проверете валутата. При оферта към запитване може да се избере валута според случая, а при клиент се използва основната или клиентската валута, в случай че издавате счетоводни документи с различни валути.
- Решете дали да позволите коментари. Ако коментарите са включени, получателят може да задава въпроси или да преговаря по условията.
- Преминете към съдържанието и артикулите включени в офертата.
Съдържание на офертата
След създаване на офертата се отваря екран за преглед и редакция. Там може да добавите текст, който обяснява обхвата, условията, сроковете, включените услуги и важните уточнения към клиента.
По подразбиране съдържанието съдържа поле за автоматично показване на артикулите в офертата. То е важно, защото чрез него списъкът с продукти, услуги, количества и суми се визуализира правилно при онлайн преглед и при генериране на документ.
Ако трябва да добавите допълнителен текст, щракнете в редактора и започнете да пишете. Съдържанието се запазва автоматично, а при нужда може да използвате и клавишната комбинация CTRL+S.
Шаблони, автоматични полета и копиране
За повтарящи се оферти е по-добре да използвате готови структури, вместо всеки път да пишете една и съща информация отначало. Може да използвате шаблони за оферти и автоматични полета, които попълват данни за клиента, офертата и свързаните елементи.
Когато имате подобна вече подготвена оферта, може да я копирате от менюто за допълнителни действия. Това спестява време, но винаги проверявайте клиента, валутата, датите, артикулите, сумите и текста преди изпращане.
Контролен списък
Да. Това е полезно, когато човекът или фирмата още не са преобразувани в клиент, но вече трябва да получат конкретно търговско предложение.
Когато е със статус чернова, офертата е удобна за вътрешна подготовка и проверка. Направете я видима едва когато съдържанието, сумите и условията са готови.
Коментарите са полезни, когато очаквате въпроси, уточнения или преговори по условията. Ако офертата е финална и не искате дискусия в самия документ, може да ги изключите.