Софтуер за застрахователни брокери
Полици, вноски, претенции и комисионни на едно място — без Excel и без пропуснати падежи
Накратко
Модул „Застраховане“ е специализиран софтуер за застрахователни брокери и агенции. Води клиента и полицата от завеждането, през плащането на вноските и обработката на претенциите, до отчитането на премиите и комисионните.
Колко полици ви изтекоха миналата година, без да разберете?
Повечето брокери водят полиците си в електронна таблица. Работи, докато полиците са сто. При петстотин започват проблемите: някой забравя да се обади две седмици преди изтичане, втора вноска остава неплатена и никой не забелязва, а в края на месеца комисионните се смятат на ръка.
Най-скъпата загуба не е грешката в таблицата, а клиентът, който не е подновил, защото никой не се е сетил да му звънне навреме. Тази загуба не се вижда никъде — просто следващата година приходът е по-малък.
Модул „Застраховане“ е направен точно за този проблем. Той не е обща програма, донагласена за застраховане, а инструмент, построен около начина, по който работи един брокер.
Познато ли ви е?
Пет раздела, които покриват целия ви ден
Менюто е нарочно кратко. За служителите и мениджърите останалите раздели на системата се скриват, за да остане само работата по полиците — без разсейване.
Полици
Всички полици с търсене по номер, номер от застрахователя или име на клиент, плюс филтри по статус, застраховател, вид, офис, подагент и период.
Претенции
Заведените щети по полиците, с дата на инцидента, описание и статус — Отворена, В процес, Одобрена или Отхвърлена.
Клиенти
Физически и юридически лица с ЕГН или ЕИК, контакти и адрес. Профилът показва всички полици на клиента — активни и архивирани.
Справки
Премии, комисионни и брой полици за избран период, с групиране по застраховател, вид, офис, служител и подагент.
Настройки
Осем справочника — застрахователи, видове полици, офиси, подагенти, комисионни правила, ДДС, напомняния и одит лог.
Напомняния
Дневен имейл с изтичащите полици и падежиращите вноски — до служебния адрес и до отговорния служител по всяка полица.
Животът на една полица, стъпка по стъпка
От завеждането до подновяването модулът пази реда — така, че данните да не могат да се разминат.
Завеждане на полица
Избирате клиент, застраховател и вид полица. Крайната дата се предлага сама — начална дата плюс една година минус един ден. Офисът се попълва автоматично според офиса на отговорния служител.
Щом изберете вида полица, се зареждат специфичните за него допълнителни полета. За Автокаско това може да са номер на автомобил, номер на рама, марка и вид двигател — задължителните са отбелязани и полицата не се записва без тях.
Графикът се вижда преди запис
Под полето за брой вноски има жива таблица, която показва падежните дати и сумите според текущо въведените стойности. Датите се коригират още там, преди полицата изобщо да бъде записана.
Вноски, които не могат да се объркат
Полицата се плаща наведнъж или се разсрочва на 2, 3 или 4 равни вноски. Правилото е едно и е заложено в модула: вноските се плащат по ред. Не можете да отбележите вноска №3 като платена, докато №1 и №2 още чакат.
Това звучи като ограничение, но е точно обратното — то прави невъзможно най-честото объркване в разсрочените полици: сумата да излезе платена, а всъщност някъде по средата да зее непокрита вноска.
Три действия
Претенции по щети
Претенцията се завежда директно от полицата, така че връзката между двете никога не се губи. Попълват се номер на претенция, дата на инцидента, описание и статус.
Отделният раздел „Претенции“ показва всички заведени щети наведнъж, с филтри по статус, застраховател, вид полица, офис и период — удобно при преглед на висящите случаи.
Четири статуса
Подновяване с една стъпка
Бутонът „Подновяване“ създава новата полица с нов номер и нов график на вноските, свързана с предходната. Старата автоматично минава в статус „Подновена“, а от новата има връзка обратно към нея.
Статусите „Подновена“ и „Неподновена“ се задават само от системата — не могат да се сложат ръчно. Така отчетът за подновяемостта отразява какво наистина се е случило, а не какво някой е отбелязал.
Пет статуса на полица
Нищо не се губи безвъзвратно
Полиците не се изтриват. Архивирането изисква причина и потвърждение, а архивираната полица отпада от оперативните справки и филтри — но остава достъпна и се връща с бутона „Възстанови от архив“.
Отделно, след като по полицата има поне една платена вноска, полетата „Нетна премия“ и „Брой вноски“ се заключват за редакция. Така вече събраните суми не могат да се разминат с новите изчисления.
Одит лог
Всяко значимо действие се записва — създаване и промяна на полица, смяна на статус, архивиране, плащане и отмяна на вноска, промени в настройките. С дата, служител и описание.
Кой какво вижда
Най-чувствителният въпрос в една брокерска агенция е кой вижда комисионните. Тук отговорът не зависи от настройки — заложен е в самия модул.
| Възможност | Служител | Мениджър | Администратор |
|---|---|---|---|
| Полици и претенции | свои | всички | всички |
| Клиенти — добавяне и редакция | с права | ✓ | ✓ |
| Справки — общ преглед | с права | ✓ | ✓ |
| Комисионни и приходи | никога | ✓ | ✓ |
| Справки по служител, подагент и офис | ✕ | ✓ | ✓ |
| Настройки и справочници | ✕ | ✓ | ✓ |
| Архивиране на полица | с изрично право | ✓ | ✓ |
Правата се задават по служител, не по длъжност. Но комисионните и приходите от подагенти остават скрити за служителите независимо какви други права им бъдат дадени.
Справки, които показват реалността
Има една подробност, която отличава сериозния отчет от красивия: сумите в справките отразяват реално платеното до момента, а не пълната договорена стойност на полици, които още се изплащат.
Ако по полица за 2 520 лв. клиентът е внесъл 600 лв., справката показва 600 лв. Така обобщението отговаря на въпроса „колко пари реално влязоха“, а не „колко трябваше да влязат“.
Всяка карта и всеки ред в групиранията е връзка към списъка с полиците зад числото — кликвате върху сума и виждате точно от какво е съставена.
Какво показват
Настройва се по вашата агенция, не обратното
Осем справочника, които описват как работите вие — попълват се веднъж и после само се допълват. Всичко се управлява от екрана, без намеса в програмния код.
Застрахователи
Компаниите, с които работите — контакти, уебсайт и статус активен или неактивен.
Видове полици
Всеки вид със собствени допълнителни полета — текст или падащо меню, задължителни или не.
Комисионни
Процент за всяка двойка застраховател и вид полица. Записва се върху полицата при създаване.
Офиси и подагенти
Клоновете на агенцията, офисът по подразбиране на всеки служител и подагентите.
Останалите настройки
Функцията, която се изплаща най-бързо
Всяка сутрин системата изпраща един вътрешен имейл с две таблици: полиците, чиято крайна дата наближава, и вноските с наближаващ падеж. Всеки ред съдържа номера на полицата, името на клиента, телефона му, застрахователя и вида — тоест всичко, което трябва, за да вдигнете слушалката веднага.
Имейлът стига до служебния адрес на агенцията и до отговорния служител по всяка конкретна полица. Едно и също напомняне не се праща два пъти в един ден.
Ако само една полица годишно се поднови заради това обаждане, модулът вече се е изплатил.
Не към клиента
Напомнянето е вътрешно — идва при вас, не при застрахования. Обаждането остава ваше, с вашия тон и вашата оферта. Модулът само ви казва кога да го направите.
Често задавани въпроси
За кого е модулът
За кого е предназначен модулът Застраховане?За застрахователни брокери и агенции, независимо от размера им. Служителите завеждат клиенти и полици, обработват вноски и претенции. Мениджърите виждат цялата картина, включително комисионните и приходите, и управляват справочните данни. Работи еднакво добре за брокер с един офис и за агенция с няколко клона и подагенти.
Достъп до комисионните
Виждат ли служителите комисионните и приходите?Не. Служителите никога не виждат комисионна, приходи от подагенти или мениджърски настройки. Това е заложено трайно в модула и не зависи от правата, които им бъдат дадени. Мениджърите и администраторите виждат всичко.
Управление на вноските
Как се управляват вноските по разсрочена полица?При създаване на полица избирате пълна сума или разсрочване на 2, 3 или 4 равни вноски, а системата изгражда графика с падежните дати. Вноските се плащат по ред: само най-ранната предстояща вноска може да бъде маркирана като платена. Ако клиентът плати цялата остатъчна сума наведнъж, действието „Уреди предсрочно“ затваря тази и всички следващи вноски.
Връщане на грешно плащане
Какво става, ако сгрешим при отбелязване на плащане?Всяко плащане е обратимо. От изгледа на полицата бутонът „Отмени“ връща вноската, заедно с всички по-късни от нея, обратно в статус „Предстояща“. Действието се записва в одит лога заедно с датата и служителя, който го е извършил.
Напомняния за изтичащи полици
Как модулът напомня за изтичащи полици?Веднъж дневно системата изпраща вътрешен обобщен имейл с две таблици: полици, чиято крайна дата наближава, и вноски с наближаващ падеж. Прозорците се задават в настройките, по подразбиране 30 дни за полиците и 3 дни за вноските. Имейлът получават служебният адрес на агенцията и отговорният служител по всяка конкретна полица.
Специфични данни по вид полица
Може ли да се водят специфични данни за различните видове полици?Да. За всеки вид полица се дефинират собствени допълнителни полета, текстови или падащо меню, и всяко може да бъде отбелязано като задължително. Например за Автокаско се добавят номер на автомобил, номер на рама, марка и падащо меню за вид двигател. Полетата се зареждат автоматично щом служителят избере вида полица.
Изчисляване на комисионната
Как се изчислява комисионната?За всяка комбинация застраховател и вид полица се задава процент комисионна. Процентът се записва върху полицата в момента на създаването ѝ, така че по-късна промяна на правилото не променя комисионната по вече издадени полици. Справките показват комисионната върху реално платеното до момента, а не върху пълната договорена стойност.
Изтриване на полица
Може ли полица да бъде изтрита по погрешка?Не. Полиците никога не се изтриват трайно, а само се архивират, с посочване на причина и потвърждение. Архивираната полица отпада от оперативните справки, но остава достъпна и се връща с един бутон. Всяко архивиране и възстановяване се записва в одит лога.
Следваща стъпка
Най-бързият начин да прецените дали модулът ви върши работа е да го видите с вашите видове полици и вашите комисионни правила. Настройваме демонстрационна среда, зареждаме няколко ваши случая и минаваме заедно през един работен ден — от завеждане на полица до справката в края на месеца.
Разгледайте и останалите ни направления: модул e-Invoice EU за електронно фактуриране, CRM системи, ERP и CRM решения и SaaS хостинг.