Автоматично създаване на тикети от имейл

CRM Академия / Тикети за поддръжка

Автоматично създаване на тикети от имейл

Ако клиентите ви пишат на support@ или подобен имейл, не е нужно ръчно да прехвърляте всяко писмо в CRM системата - входящите имейли могат автоматично да стават тикети или отговори по съществуващи такива.

Темата е част от раздел Тикети за поддръжка. Вижте още: отдели, разрешени файлови разширения, форма за тикети.

Два начина за внос (използва се само единият)

1. Пренасочване на имейли - хостинг сървърът препраща входящата поща директно към CRM системата в момента на пристигане.
2. IMAP четене - CRM системата периодично (обикновено на всеки 5 минути) проверява пощенската кутия за нови писма и ги внася.
3. За всеки отдел се използва отделна пощенска кутия (пълноценна, не просто препращащ псевдоним).
4. Имейл адресът на отдела се въвежда в Настройки → Поддръжка → Отдели.
5. Тествайте с реално писмо, преди да разчитате на автоматичния внос за реални клиенти.

Често срещани грешки

• Служебен имейл на служител не може да създава нов тикет - той служи само за отговор на вече съществуващ.
• Не комбинирайте двата метода едновременно за един и същ отдел - това създава дублирани или объркани записи.
• Проверявайте журнала на вноса (Utilities → Ticket Pipe Log), за да видите защо конкретно писмо не се е внесло.
• Спам филтрите могат да блокират нежелана поща преди тя да стигне до системата.

Добра практика

Тази настройка изисква достъп до хостинг панела и имейл сървъра - технически стъпки, които екипът на Ай Ти България може да направи вместо вас при внедряване или смяна на пощенска кутия. Веднъж настроена коректно, работи напълно автоматично и не изисква поддръжка.