Нов контакт към клиент
Практическо ръководство за клиентски контакти, права и имейл известия
CRM Академия / Клиенти
Какво представлява контактът към клиент
Контактът е човекът, с когото работите от страна на клиента. Той може да получава имейли, да влиза в клиентския портал, да вижда документи и да участва в комуникация по оферти, проформи, фактури, договори, тикети и проекти.
Добре подредените контакти спестяват объркване в комуникацията: търговският контакт получава оферти, счетоводният контакт получава финансови документи, а техническият контакт следи тикети и проектни задачи.
Видео урок
Тук ще бъде добавено кратко видео с демонстрация: отваряне на клиентски профил, създаване на контакт, избор на права и проверка на известията.
Стъпки за добавяне на нов контакт
- Отворете профила на клиента от административната част.
- Изберете раздела за контакти към клиента.
- Създайте нов контакт и попълнете основните данни.
- Решете дали контактът ще има достъп до клиентския портал.
- Задайте конкретни права според ролята на човека.
- Проверете кои имейл известия трябва да получава.
- Запазете контакта и направете кратка проверка с клиента, ако достъпът е важен за работния процес.
Какви данни е добре да се попълнят
Име, фамилия и позиция
Използвайте реални имена и ясна длъжност, за да се вижда ролята на контакта в комуникацията с клиента.
Имейл адрес
Имейлът е важен за вход в клиентския портал и за получаване на документи, съобщения и известия.
Телефон
Телефонът помага при спешна комуникация, уточняване на документи или последващи действия.
Достъп и парола
Ако контактът ще влиза в портала, изпратете линк за задаване на парола вместо да изпращате парола ръчно.
Права в клиентския портал
Не всеки контакт трябва да вижда всичко. Задавайте права според реалната му роля при клиента. Така информацията остава подредена, а клиентът вижда само това, което му е необходимо.
| Право | Кога е подходящо |
|---|---|
| Фактури | За счетоводство, управител или човек, който следи плащанията. |
| Проформи | Когато контактът трябва да преглежда предварителни търговски документи. |
| Договори | За управители, юридически лица или отговорници по договорни отношения. |
| Оферти | За търговски контакти, които участват в одобрение на предложения и условия. |
| Поддръжка | За хора, които подават и следят тикети. |
| Проекти | За екипи, които следят задачи, срокове и напредък по конкретен проект. |
Имейл известия
Имейл известията определят какво ще получава контактът автоматично. Това е различно от правата за достъп. Един контакт може да има право да вижда фактури, но да не получава всяко автоматично известие за тях.
Добра практика
При нов клиент започнете с един основен контакт и добавете допълнителни контакти само когато има реална нужда: счетоводство, технически отговорник, управител или човек за одобрение на оферти. Това държи клиентския профил чист и улеснява екипа при бъдеща работа.
Проверете имейла, правата за достъп, дали контактът е основен, дали трябва да получи линк за задаване на парола и кои известия са активни.
Когато различни хора при клиента отговарят за различни процеси: търговски решения, счетоводство, договори, техническа поддръжка или проектна работа.
Най-честият проблем е важен документ или известие да не стигне до правилния човек. Затова настройките на правата и известията трябва да се проверяват при всеки нов клиент.